Home | Sitemap | Kontakt | Impressum
 

Logo Hochschule Pforzheim

"Excel wird oft ineffektiv genutzt"

Interview mit Rainer Pollmann

Rainer Pollmann bei seinem Vortrag beim Controlling Forum 40

Über die Zukunfts­perspektiven einer jedem bekannten Software im Controlling

Rainer Pollmann, Geschäftsführender Partner von Pollmann & Rühm Training in Augsburg, ist einer der renommiertesten Experten für Excel-Anwendungen im Controlling. Das Controlling Forum an der Hochschule Pforzheim ist eine Weiter­bildungs­reihe für Praktiker. Auf dem 40. Forum mit dem Titel "Excel ist tot – es lebe Excel!" stellte er am 28. März 2014 sein Konzept vor. Prof. Dr. Joachim Paul sprach mit ihm im An­schluss an die Ver­an­staltung.


Joachim Paul: Die Bedeutung von Excel für flexible, individuelle Aus­wertungen ist unbestritten. Gleichzeitig wird allgemein davon aus­ge­gangen, dass die Software bei komplexen Anwendungen beispiels­weise in Planung und Standard­reports ungeeignet ist. So wird auf die Fehler­anfällig­keit bei Formel­verknüpfungen verwiesen. Sie hingegen sehen Excel auch hierfür als geeignet an. Worauf gründet Ihr Optimismus?

Rainer Pollmann: Das Problem liegt aus meiner Sicht darin begründet, dass die Modelle ineffektiv aufgebaut sind. Generell würde ich empfehlen Excel als Frontend zu nutzen, das nur die Daten mitführt, die für die geforderte Auf­gaben­stellung, also Planung, Reporting etc. notwendig sind. Die Daten­selektion und Aggregation sollte in den stabilen Vorsystemen, wie z.B. SAP erfolgen.

Rainer Pollmann bei seinem Vortrag beim Controlling Forum 40

Joachim Paul: Wie genau sieht also eine Struktur aus, die Excel entsprechend leistungs­fähiger und weniger fehler­anfällig macht?

Rainer Pollmann: Aufs Wesentliche beschränkt: Aufbau des Modells nach den von mir vorge­stellten Prinzipien, Import der Daten über MS Query, Ersatz der Funktion SVERWEIS durch Excel-Queries, bzw. Kombination der Funktionen INDEX/VERGLEICH und Verzicht auf externe Verknüpfungen.

Joachim Paul: Wenn man Ihren Vorträgen zuhört, bekommt man bisweilen den Eindruck, Sie provozieren gerne. Ich denke etwa an Ihre apodiktische Aussage, nie die Funktion "SVERWEIS" zu verwenden...

Rainer Pollmann: Das ist richtig. Mit der Provokation möchte ich besonders stark verdeutlichen, was mir an meinem Vorschlag, in diesem Fall auf SVERWEIS zu verzichten, wichtig ist. Abgesehen davon ist es ein Kniff als Trainer, um die Konzentration der Teil­nehmer "hoch" zu halten. Tat­sächlich wird SVERWEIS häufig verwendet um Stamm­daten irgend­welchen Bewegungs­daten zuzu­ordnen. Und das kann man besser mit beispiels­weise MS Query oder PowerPivot lösen.

Joachim Paul: Als weiterer Nachteil von Excel wird die fehlende Revisions­sicherheit genannt. Die ist aber oft not­wendig, sei es für die interne Revision, sei es im Rahmen gesetz­licher Regelungen wie den Mindest­anforderungen an das Risiko­management ("MaRisk") im Banken­bereich. Wie lösen Sie dieses Problem?

Rainer Pollmann: Dazu schlage ich vor, Excel-Modelle aus­führ­lich zu dokumentieren, so dass sie für Dritte nach­voll­ziehbar sind, insbesondere dann, wenn VBA-Code verwendet wird. Dann würde ich "verbieten", dass gewisse Excel-Techniken wie Sortieren, Ausblenden, Externe Verknüpfungen, etc. ein­ge­setzt werden. Der Workflow, der Prozess, durch den ein Ergebnis zustande kommt, muss für Dritte nach­voll­ziehbar bleiben. Gerade in der Planung und Simulation kann ein Instrument wie der Szenario-Manager für die Dokumentation hilfreich sein. Aber das Thema MaRisk ist damit allein natürlich noch nicht erledigt.

Joachim Paul: ... und Sie glauben, Sie können Mit­arbeiter motivieren, auch unter Zeit­druck solchen lästigen Dokumentations­pflichten nach­zu­kommen?

Rainer Pollmann: Die Unternehmen müssen abwägen und einschätzen, welches Risiko für Fehl­ent­scheidungen sich aus einem auf excelbasierenden Tool ergeben und welche Bedeutung dieses Modell haben könnte. Je bedeutsamer und je größer das potenzielle Risiko, desto exakter die Dokumentation. Ich sehe das nicht als Ange­legen­heit der persönlichen Motivation, sondern als Absicherung der gesamten Organisation und damit letztendlich auch der Arbeits­platz­sicherheit für den Einzelnen. Das sollte Motivation genug sein. Wenn es eine dienstliche Anweisung ist, braucht es dann auch keine Motivation.

Joachim Paul: Warum ist Ihnen eine Corporate Excel Policy so wichtig?

Rainer Pollmann: Ich habe, seitdem wir das Thema Excel im Controlling anbieten, also seit 1993, immer wieder fest­ge­stellt, dass es in kaum einem Unter­nehmen so etwas wie ein Anwendungs­konzept für Excel gibt. Ein Konzept, das aus der Sicht des Unter­nehmens regelt, wofür Excel im Workflow einge­setzt wird und wofür nicht. Welche Techniken einge­setzt werden sollen und welche nicht. Das wird jedem Anwender selbst überlassen, inklusive der Weiter­bildung. Naja, jedes Kind braucht einen Namen und so haben wir diese Richt­linie eben Corporate Excel Policy (CEP) getauft. Damit sollen die Mit­arbeiter einer Organisation aber nicht reglementiert werden, sondern lediglich aus der Sicht der Organisation zu effektiver und effizienter Nutzung dieser Standard­software angehalten werden. Was in diesem Zusammen­hang Effektivität und Effizienz bedeuten, muss jede Organisation selbst entscheiden. Letztlich führt das zu ziel­ge­richteter Weiter­bildung, Multiplikation von Wissen und Vermeiden von Risiken.

Joachim Paul: Nun werden Excel-basierende Anwendungen ja in der Regel nicht auf der grünen Wiese aufgebaut. Vielmehr ist vieles schon vorhanden - mit viel Liebe und Zeitaufwand aufgebaute komplexe Excel-Files. Wer Ihre Ideen umsetzen möchte, muss diese ganzen Files im Zweifel auf den Müll werfen?

Rainer Pollmann: Das kann gut sein. Aber in der Regel muss eine Anwendung, wenn der Erzeuger das Unter­nehmen verlässt, mangels Dokumentation sowieso neu erstellt werden, weil die Kollegen das Modell oft nicht nach­voll­ziehen können.

Joachim Paul: Andere Protagonisten von Excel weisen in der Regel auf mögliche Techniken hin, mit denen viele Anforderungen von Usern erfüllt werden können. Genannt seien etwa VBA oder Pivot-Tabellen, seit Excel 2010 auch "Power-Pivot". Sie stehen aber gerade diesen Techniken skeptisch gegen­über?

Rainer Pollmann: VBA stehe ich nicht grund­sätz­lich skeptisch gegen­über. Nach meiner Beobachtung wird VBA meist unnötig eingesetzt, weil den Anwendern nicht bekannt ist, dass gewisse Automatismen auch mit "normalen" Excel-Techniken möglich sind. Programmieren bedeutet viel Zeit­auf­wand und wird meist ohne aus­reichende Dokumentation des VBA-Codes durch­ge­führt. Auf die Pivot-Tabelle möchte ich als Controller nicht verzichten. Skepsis gegenüber PowerPivot insofern, weil es eben nicht eine leistungs­stärkere Pivot-Tabelle, sondern ein völlig anderes Tool, eine andere Philosophie ist. Greift man mit PowerPivot "nur" auf andere Excel-Dateien oder Daten­banken zu, erschließen sich die Möglich­keiten nicht voll­ständig. Dieses Potenzial kann man erst heben, wenn man auf OLAP-Cubes zugreifen kann.

Joachim Paul: Zum Schluss: haben Sie konkrete Tipps, die Sie jedem Excel User mit­geben können?

Rainer Pollmann:

  • Vor­denken, nicht nach­denken. Damit meine ich, sich von der spontanen Arbeit mit Excel zu lösen und erst einmal viel Zeit in die Planung zu stecken. Dann erlebt man nicht so viele Über­raschungen bei der Um­setzung. Und ver­bringt seine Zeit mit Nach­denken, warum es denn nicht wie ge­wünscht funktioniert.
  • Ver­zichten Sie auf komplexe Ver­schachtelungen von Funktionen, vor allem in vielen Zellen. Das belastete den Arbeits­speicher und ver­größert die Datei unnötig. Sollte es dennoch not­wendig sein, dann geben Sie den ver­schachtelten Funktionen einen Namen. Das sind dann deut­lich weniger Zeichen in einer Zelle.
  • Eignen Sie sich MATRIX-Funktionen wie INDEX, VERGLEICH, MTRANS und BEREICH.VERSCHIEBEN sowie Formular­steuer­elemente an. Sie er­schließen sich damit völlig neue An­wendungs­möglich­keiten in Excel.

Joachim Paul: Vielen Dank für das Interview!

Ergänzend zu diesem Interview können Sie noch den Blog-Beitrag von Rainer Pollmann zum Controlling Forum 40 lesen.

Kontakt: info@controlling.biz

nach oben